Verschiedene Workflows / Personaleinsatzplanung werden dem Benutzer über ein einfach zu bedienendes, modernes und intuitives Web Interface angeboten. Offene Schnittstellen ermöglichen die Integration von WebRoster mit beliebigen Fremdsystemen. Manager, Supervisoren und Teamleiter erhalten Zugang zu Funktionalitäten, die es ihnen ermöglichen, die Planung ihrer Abteilungen und Teams auf einfachste Weise zu administrieren.
Von klein bis gross – WebRoster ist eine praxiserprobte Lösung für Firmen und Arbeitsgruppen, flexibel skalierbar und ausgelegt für eine Nutzung mit mehreren tausend Mitarbeitern. WebRoster basiert auf akzeptierten Industriestandards und kann auf einfachste Weise in bestehende IT Landschaften integriert werden und ist in verschiedene Sprachen verfügbar..
Interessante Fakten
Weltweit bearbeiten über 70 000 Anwender täglich ihre Einsatzplanung mit WebRoster. 4 000 000 verarbeitete Schichttauschanfragen, davon 1 500 000 effektiv durchgeführte Schichttausche seit 2007 sprechen für sich!
Bei 15 Minuten manuellem Aufwand für Mitarbeiter und Planer für einen herkömmlichen Schichttausch entspricht dies mindestens 350 000 eingesparten Arbeitsstunden.
Die 6 flexiblen Basismodule
Dashboard
Personaleinsatzplanung wird auf eine transparente und klar verständliche Weise im Intranet oder Internet publiziert. Zusätzliche Informationen aus Drittsystemen können zusammen mit Schichtdienstinformationen angezeigt werden. Das Dashboard visualisiert alle relevanten Informationen auf einem Bildschirm und gibt dem Mitarbeiter einen raschen Überblick inklusive Kontensalden, Messageboard und Einsatzplan.
- Verlässliche aktuelle Informationen jederzeit auf Abruf verfügbar
- Alle relevanten Daten transparent auf einen Blick
- Über Web von überall her Zugriff
- Kein administrativer Aufwand
Wunschdiensterfassung
Der frühzeitige Einbezug von Mitarbeiterwünschen, bekannten Abwesenheiten und Verfügbarkeiten führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und zu robuster und belastbarer Personaleinsatzplanung. Das vereinfacht das Tagesgeschäft für Planer und die Personaleisatzplanung und bezieht den Mitarbeiter in die Gestaltung der Schichtplanung mit ein. Die Präferenzen der Mitarbeiter können als Profil oder «Lifestyle» hinterlegt werden, was die wiederkehrende Eingabe erleichtert oder unnötig macht. Flexible Workflows in WebRoster ermöglichen einen auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Prozess.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Reduktion des administrativen Aufwandes durch frühzeitigen und papierlosen Einbezug der Mitarbeiter in die Planung
- Bessere Personaleinsatzplanung durch zeitnahe Information über Verfügbarkeiten
- Mehr Struktur im Planungsprozess
Diensttausch
Regelbasierter autonomer Diensttausch zwischen Mitarbeitern entlastet die Planungsabteilung nach Publikation des Einsatzplans massiv. Eine beliebige Anzahl von einfachen und komplexen Diensttauschanfragen können vom System ohne Eingriff durch den Planer bei gleichbleibender Planqualität verarbeitet werden. Optionen wie Diensttausch zum Ausgleich von Über/Unterbesetzung, mehrtägige Anfragen, Anfragen an mehrere Mitarbeiter, Dienst/Freitagstausch, Diensttausch mit Gegenvorschlag etc. sind im Modul enthalten. Alle Transaktionen werden protokolliert und können vom Mitarbeiter und Planer eingesehen werden.
- Massive Entlastung der Personaleinsatzplanung Planer
- Automatisierte Verarbeitung und damit verlässliches und zeitnahes Feedback
- Validierung der Anfragen durch hinterlegte Regelwerke
- Verbesserung der Planqualität
Messaging
Sämtliche Workflow Ereignisse in WebRoster werden in Form von strukturierten Nachrichten behandelt und können auf einfache Weise mit Fremdsystemen ausgetauscht und eingesehen werden. Zusätzlich ermöglicht das MessagingModul Planern, Managern, Supervisoren, Teamleadern und Mitarbeitern den Austausch von Textnachrichten komplementär zu EMailSystemen oder wenn EMail für die betreffenden Mitarbeitergruppen nicht verfügbar ist.
- Notwendige und kritische Infos sowie sensible Daten werden im geschützten Rahmen ausgetauscht und stehen rechtzeitig zur Verfügung
- Informationen schnell verfügbar, auch ohne Outlook
- Mitarbeiter wird proaktiv über Planänderung informiert
- Orientierung zu Änderungen durch z. B. SMS und EMails
Zeit- und Leistungserfassung
Die Integration von der Planung und Zeit/Leistungserfassung nutzt Synergiepotentiale und eröffnet neue Möglichkeiten beim Abgleich von der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung. Integrierte flexible Workflows erleichtern den Genehmigungsprozess durch Vorgesetzte über ein einheitliches Genehmigungsmodul sowie das Feedback an die entsprechenden Mitarbeiter. Der Mitarbeiter hat alle Funktionen über ein Portal im Zugriff: Einsatzplan, Erfassung von Arbeitszeit/ Leistungszeit/Spesen.
- Delegation von Erfassung und Korrektur von Zeit und Leistung an Mitarbeiter reduziert den admini strativen Aufwand für die Planer
- In Verbindung mit Zeiterfassungsterminals und Zutrittskontrollen einsetzbar
- Integriert mit Schichtplanung oder unabhängig als reine Zeit/Leistungserfassung einsetzbar
Reporting
Über ein integriertes ReportingModul können Mitarbeitern und Managern zusätzliche Reports zur Verfügung gestellt werden, welche auch Informationen aus Drittsystemen beinhalten können. Reports können mit verfügbaren Standardwerkzeugen auch durch Kunden erstellt werden. Zusätzlich können die meisten in WebRoster visualisierten Informationen nach Excel exportiert oder als PDFReport dargestellt werden.
- Export der Daten nach Excel möglich
- Weiterverwendung bestehender Daten ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand
- Reports kundenspezifisch erweiterbar
- Dokumentiertes Datenmodell für Reporting mit bestehender Reportinginfrastruktur bzw. Übernahme von Daten in bestehende Data WarehouseInfrastruktur
Die 5 Vorteile
der neuen Web Roster 6 Features auf einen Blick:
Veränderungsprozesse werden in den Bereichen Arbeitszeitgestaltung, Personaleinsatzplanung, Zeit und Leistungsdatenerfassung durch uns weiterentwickelt und optimiert.
- Massive Entlastung der Planer
- Gesteigerte Fairness durch Einhaltung unternehmensweiter Diensttauschregeln
- Mehr Transparenz im Planungsprozess
- Verbessertes Planungsergebnis
- Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
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